Factuur zonder btw: wanneer gebruik je die?

Kort antwoord

Een factuur zonder btw komt in sommige situaties voor en is niet automatisch fout. Het belangrijkste is dat duidelijk op de factuur staat waarom er geen btw wordt berekend.

Een factuur zonder btw is niet altijd vreemd

Veel ondernemers denken bij factureren automatisch aan 21 procent btw. Dat is logisch, want dat is in de praktijk vaak het standaardbeeld. Toch zijn er situaties waarin een factuur zonder btw voorkomt. Juist dan is het belangrijk dat je administratie duidelijk blijft.

Waarom dit onderwerp verwarrend voelt

Zodra een factuur afwijkt van wat je normaal gewend bent, ontstaat twijfel. Mag dit wel? Moet je iets extra vermelden? En hoe zorg je dat het later nog logisch terug te vinden is?

Duidelijkheid is belangrijker dan alleen het eindbedrag

Wanneer je geen btw rekent, wil je dat op je factuur en in je administratie ook helder terugkomt. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je klant. Een onduidelijke factuur roept sneller vragen op dan een factuur die logisch is opgebouwd.

Situaties waarin geen btw op een factuur kan staan

De drie situaties die je als zzp'er het vaakst tegenkomt:

• Kleineondernemersregeling (KOR). Is je omzet in Nederland niet meer dan € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je je bij de Belastingdienst aanmelden voor de KOR. Je rekent dan geen btw en vermeldt op je factuur dat je de vrijstelling toepast, bijvoorbeeld: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)". De btw op je kosten krijg je dan niet terug.
• Btw verlegd. Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan rekent de afnemer de btw af. Op je factuur staat dan geen btw, wel de vermelding "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Je geeft deze omzet ook op in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
• Vrijgestelde prestaties. Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw, zoals bepaalde zorg en onderwijs. Vermeld ook dan waarom er geen btw op de factuur staat.

In Mijn Boekhoudapp zet je de KOR aan bij Instellingen in het gebruikersmenu. De vermelding komt dan automatisch op je facturen. Btw verlegd kies je per factuurregel als tarief.

Waarom vaste factuurlogica helpt

Zodra je werkt met een systeem waarin btw, totalen en toelichtingen gestructureerd worden vastgelegd, voorkom je dat uitzonderingen rommelig worden verwerkt.

Conclusie

Een factuur zonder btw is vooral een kwestie van duidelijkheid en goede vastlegging. Als de reden helder is en de factuur logisch is opgebouwd, houd je ook bij afwijkende situaties overzicht.

Veelgestelde vraag

Is een factuur zonder btw altijd toegestaan?
Niet automatisch. Het hangt af van je situatie, maar het is zeker niet in alle gevallen vreemd.

Ook afwijkende facturen netjes opstellen?

Met mijn-boekhoudapp.nl maak je facturen met duidelijke btw-weergave en houd je uitzonderingen overzichtelijk bij in je administratie. Probeer het gratis — 14 dagen, geen creditcard nodig.

Veelgemaakte fout

Alleen opmaak aanpassen maar verplichte gegevens of duidelijke toelichting vergeten.

Samenvatting

Door duidelijke facturen en vaste documentstructuur te gebruiken, blijft je administratie overzichtelijker en voorkom je onnodige vragen.