Proforma factuur: wat is het en wanneer gebruik je het?
Inhoudsopgave
Kort antwoord
Een pro forma factuur lijkt op een gewone factuur, maar heeft meestal een voorlopige of informatieve functie. Het is belangrijk om die niet te verwarren met een definitieve factuur.
Wat is een proforma factuur
De term proforma factuur klinkt officieel en wordt daardoor soms verward met een gewone factuur. Toch is er een belangrijk verschil. Een proforma factuur is meestal geen definitieve factuur, maar een document dat vooraf inzicht geeft in wat er geleverd wordt en wat de kosten ongeveer zijn.
Je gebruikt hem dus vooral als informatief document.
Wanneer gebruik je een proforma factuur
Een proforma factuur wordt vaak gebruikt in situaties waarin vooraf duidelijkheid nodig is, bijvoorbeeld:
- bij een prijsopgave
- bij internationale zendingen
- wanneer een klant vooraf gegevens nodig heeft
- als voorbereiding op een uiteindelijke factuur
Het document helpt om verwachtingen te managen, maar vervangt niet automatisch de echte factuur.
Waarom ondernemers er soms verwarring mee creëren
In de praktijk gaat het mis wanneer een proforma qua opmaak precies lijkt op een echte factuur, zonder dat duidelijk is dat het om een voorlopige versie gaat. Dan kan de klant denken dat er al betaald moet worden, terwijl dat nog niet de bedoeling is.
Wat zet je erop
Een proforma factuur bevat vaak:
- jouw gegevens
- klantgegevens
- omschrijving van de levering of dienst
- geschatte prijs
- datum
- duidelijke vermelding dat het om een proforma gaat
Juist die laatste regel is belangrijk. Maak het onmiskenbaar.
Proforma factuur versus offerte
Een offerte en proforma factuur lijken soms op elkaar, maar ze hebben niet altijd dezelfde functie. Een offerte is meestal meer een voorstel. Een proforma factuur lijkt qua vorm vaak sterker op een factuur, maar blijft informatief zolang er geen definitieve factuurrelatie aan hangt.
Conclusie
Een proforma factuur is handig wanneer je vooraf duidelijkheid wilt geven, maar nog geen definitieve factuur wilt sturen. De sleutel is helderheid: maak altijd duidelijk wat de status van het document is.
Veelgestelde vraag
Moet ik na een proforma factuur nog een gewone factuur sturen?
In de meeste gevallen wel, als er uiteindelijk echt gefactureerd moet worden.
Documenten overzichtelijk regelen?
Met mijn-boekhoudapp.nl houd je offertes, facturen en administratie overzichtelijk bij zonder losse bestanden en verwarring. Probeer het gratis — 14 dagen, geen creditcard nodig.
Veelgemaakte fout
Alleen opmaak aanpassen maar verplichte gegevens of duidelijke toelichting vergeten.
Samenvatting
Door duidelijke facturen en vaste documentstructuur te gebruiken, blijft je administratie overzichtelijker en voorkom je onnodige vragen.