Hoe maak ik mijn eerste factuur aan en verstuur ik die?

Kort antwoord

Je eerste factuur maak je door eerst een klant te kiezen, daarna de factuurgegevens in te vullen en vervolgens factuurregels toe te voegen. Na het versturen wordt de factuur automatisch vastgezet.

Je eerste factuur maken

Ga naar Verkoop > Facturen en klik op Nieuw. Kies eerst de klant. Heb je de klant nog niet aangemaakt, maak die dan eerst aan via Verkoop > Klanten.

Daarna vul je de basisgegevens in:

• Factuurdatum — standaard vandaag
• Vervaldatum — standaard 14 dagen vanaf vandaag
• Notities — optioneel, onderaan de factuur

Factuurregels toevoegen

De factuurregels vul je op dezelfde pagina in, in het blok Factuurregels. Klik op Regel toevoegen voor elke extra regel. Per regel vul je in:

• Omschrijving — wat je factureert
• Aantal — minimaal 0,001
• Tarief — prijs per eenheid
• BTW-tarief — kies het juiste tarief uit de dropdown

De bedragen exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw worden automatisch berekend.

Verkoop je vaste producten of diensten? Kies dan bij Uit catalogus een item uit je productcatalogus. Omschrijving, prijs en btw-tarief worden dan voor je ingevuld.

Klik op Aanmaken. De factuur krijgt de status Concept. Zolang je de factuur niet hebt verstuurd, kun je regels nog toevoegen, aanpassen of verwijderen.

Factuur per e-mail versturen

Open de factuur in bewerkingsmodus en klik op Verstuur factuur. Je kunt optioneel een kort bericht voor de klant toevoegen. Klik daarna op Versturen.

Na het versturen gebeurt het volgende automatisch:

• de status wordt Verzonden
• de factuur wordt vergrendeld
• de knop Download PDF wordt beschikbaar

Wil je later opnieuw versturen, gebruik dan Factuur opnieuw versturen. Daarbij kun je ook de factuurdatum en vervaldatum bijwerken.

Welke statussen kan een factuur hebben?

Een factuur doorloopt deze statussen:

• Concept
• Verzonden
• Achterstallig
• Betaald
• Geannuleerd
• Gecrediteerd

Zo houd je precies bij waar iedere factuur in het proces staat.

Veelgemaakte fout

Alleen opmaak aanpassen maar verplichte gegevens of duidelijke toelichting vergeten.

Samenvatting

Door duidelijke facturen en vaste documentstructuur te gebruiken, blijft je administratie overzichtelijker en voorkom je onnodige vragen.